Рачуноводствене методе прате пословне трансакције на неколико начина, при чему је један од њих главна књига. Главна књига евидентира кредите и терећења по рачуну, а не као хронолошке свакодневне трансакције. Сваки део буџета има свој рачун у књизи. На пример, платни списак и режије су засебни рачуни трошкова. Без обзира на врсту главне књиге, књиговође и рачуновође користе референцу поште на сваком уносу.
Врсте главних књига
Главна књига је најважнија од свих књига. То је евиденција сваке финансијске трансакције коју је ваша компанија икада извршила. Под главном књигом налазе се помоћне књиге, које се често називају под-књиге. Под-књиге рашчлањују главну књигу у категорије, као што су потраживања, дуговања и готовинске трансакције. Предузеће може имати много главних књига, према категоријама у општем буџету.
Делови главне књиге
Књиге евидентирају седам података за сваку трансакцију. Ове информације омогућавају власницима предузећа да припреме финансијске извештаје за одлуке управе и да израчунају кварталне порезе. Сваки датум има своју колону. То су: датум, ставка, поштанска референца, задужење (трансакција), кредит (трансакција), задужење (стање) и кредит (стање).
Снимање трансакција
Прво забележите све трансакције у главну књигу. Затим забележите информације из главне књиге у одговарајуће под-књиге. Свака трансакција мора имати задужење у једној под-књизи и кредит у другој под-књизи, са следећим ефектом нултог стања. Ако се кредити и задужења међусобно не поништавају, ваше књиге су „ван равнотеже“.
Пост Референце
Референца поште помаже рачуновођама да прате порекло трансакције када су књиге у равнотежи. Референца поста садржи скраћени назив главне књиге, као и страницу на којој се појављује. На пример: главна књига је скраћена са великим словом „ГЛ“, тако да трансакцију коју објављујете у књизи прихода, која се појављује у главној књизи на страници 17, пишете као ГЛ17, или понекад Г17. Референца поште пружа вам информације потребне за верификацију дотичних износа. Уштедећете сате, а можда и дане, истражујући трансакције у главној књизи како бисте пронашли ону коју желите.
