Општеприхваћени рачуноводствени принципи захтевају од компанија да процене колико новца који им дугују купци никада неће бити плаћени и тај износ ће обрачунати у својим финансијским извештајима. То раде тако што преузимају трошкове лошег дуга и врше отписе. Трошак лошег дуга предвиђа будуће губитке, док је отпис књиговодствени маневар који једноставно признаје да је дошло до губитка.
Давање дозвола за неплаћене рачуне
Ослањајући се на сопствено искуство, менаџери компаније треба да имају општу идеју колико ће потраживања компаније - неизмирени рачуни купаца - на крају остати неплаћени. Рачуноводствени стандарди захтевају да компаније одржавају „додатак“ за процену тих ненаплативих рачуна.
На пример, ако вам искуство ваше компаније каже да 1,5 процента потраживања неће бити наплативо, а стање потраживања на вашем текућем рачуну износи 20 000 УСД, требало би да имате додатак од 300 УСД. У вашем билансу стања видеће се потраживања од 20.000 УСД, надокнађена додатком од 300 УСД, за „нето потраживања“ од 19.700 УСД.
Трошкови лошег дуга
Када предузеће треба да дода додатак, то чини евидентирањем трошкова лошег дуга за потребан износ. На пример, потребан вам је додатак од 300 УСД, али тренутно имате само 200 УСД посвећених додатку. На рачуну успеха забележили бисте трошак лошег дуга од 100 УСД, а додатак повећали за 100 УСД, на нових 300 УСД. Приметите да евидентирате трошак лошег дуга - и због тога смањујете добит - само у очекивању да купци не плате рачуне.
Ниједан дуг још увек није пропао. Ово следи рачуноводствени принцип конзервативности: Предузеће никада не би требало да прецени своју имовину, а ако не препозна да одређени рачуни купаца неће бити плаћени, то би преценило вредност потраживања која су имовина.
Стварни отписи дуга
У неком тренутку дуг ће се стварно покварити - купац неће платити рачун довољно дуго да компанија закључи да рачун не може да се наплати. Када се то догоди, компанија отписује дуг. На пример, имате 20.000 америчких долара потраживања и 300 долара додатка за нето 19.700 америчких долара. Утврђујете да купац који вам дугује 180 долара никада неће платити.
Да бисте отписали дуг, смањите и потраживања и додатак за износ лошег дуга - 180 долара. Сада имате стање потраживања од 19.820 УСД и додатак од 120 УСД. Нето потраживања остају иста: 19.700 УСД. Отпис не утиче директно на профитабилност ваше компаније јер сте већ „потрошили“ лоши дуг. Међутим, можда ћете морати да направите нови трошак лошег дуга да бисте надокнадили додатак.
Премали додатак
Могуће је потценити колики износ додатка треба да имате за ненаплативе рачуне. Такође је могуће да се неуобичајено велики дуг погорша, надмашивши додатак који сте издвојили. У оба случаја, можда ћете морати да отпишете износ већи од тренутног стања вашег додатка. Када се то догоди, мораћете одмах да забележите трошак лошег дуга да бисте „додали новац“, а затим отписали лоши дуг.
