Иако се чини контрадикторним да и средства и расходи могу имати салдо задужења, објашњење је сасвим логично када се разумеју основе рачуноводства. Савремена рачуноводствена теорија заснива се на систему двоструког уноса створеном пре више од 500 година и који су користили венецијански трговци. Основе овог система остале су доследне током година.
Па, шта су основе рачуноводственог система?
Постављање почетних рачуна
Први корак у успостављању рачуноводственог система за предузеће је идентификација рачуна потребних за евидентирање финансијских трансакција компаније. Почетна листа рачуна предузећа може садржати
- Готовина.
- Потраживања.
- Инвентар.
- Основна средства.
- Износ обавеза.
- Банкарски кредити.
- Капитал.
- Приходи.
- Трошкови.
Списак рачуна познат је као контни план. Како посао расте, на ову листу се може додати више рачуна како би се прилагодила повећаној разноликости трансакција.
Рачуни имовине, пасиве и власничког капитала сматрају се „сталним рачунима“. Ови рачуни се не затварају на крају обрачунске године. Њихова стања се преносе на следећи обрачунски период.
Рачуни прихода и расхода постављају се као „привремени рачуни“. Стања на овим рачунима се повећавају и смањују током године и затварају се на крају обрачунског периода.
Основе рачуноводства
Кредити и задужења се користе у систему двоструког књиговодства као метода евидентирања финансијских трансакција. Сваки улазак у рачуноводствени систем мора имати задужење и кредит и увек укључује најмање два рачуна. Пробно стање целокупних књиговодствених ставки за предузеће значи да укупан износ задужења мора бити једнак укупном износу свих кредита.
Уноси се врше у облик познат као Т-рачуни. Ово је визуелно помагало које представља рачун у главној књизи. Име рачуна је постављено изнад горњег дела Т. Ставке задужења књижене су на левој страни Т, а ставке кредита на десној страни.
Да би се елиминисала забуна око значења задужења и кредита, мора се прихватити концепт да речи немају друго значење осим левог и десног. То је све. Није ништа сложеније од тога. Дугови се користе за евидентирање повећања имовине и трошкова.
Илуструјмо овај процес на једноставном примеру. Претпоставимо да менаџер канцеларије потроши 375 долара за куповину папира, оловака и тонера за штампач и ту куповину плаћа писањем чека.
Уноси би износили 375 УСД на терет рачуна трошкова за канцеларијски материјал и кредит од 375 УСД на банковни рачун компаније.
Рачуноводствена једначина
Рачуноводствена једначина је темељ двоструког рачуноводственог система.
- Основна рачуноводствена једначина је следећа:
- Имовина = Обавезе + Власнички капитал
Коришћење двоструког књиговодства обезбедиће да биланс стања увек буде у равнотежи, а пробни биланс задужења и кредита увек једнак.
Узмимо још један пример да илуструјемо овај принцип. Претпоставимо да је менаџер производње купио сировине потребне за производњу производа компаније од 3.200 америчких долара. Куповина је обављена од једног од добављача компаније уз плаћање до 30 дана.
Уноси би били задужени за залихе сировина од 3.200 америчких долара, а кредитне обавезе од 3.200 америчких долара.
Сада, погледајмо на којим рачунима се налазе стања на теретима и кредитима.
Уобичајена стања на рачунима
На рачунима се обично налази дуг или кредитно стање. Следи листа нормалних стања на основним рачунима:
- Готовина: задужење.
- Потраживања: задужење.
- Попис: задужење.
- Основна средства: Дебит.
- Обавезе према кредитима.
- Кредити банака: Кредит.
- Капитал: Кредит.
- Приходи: Кредит.
- Трошкови: Дебит.
Типично, рачуни биланса стања садрже средства са салдом на теретима, а обавезе као стања кредита. То су статични подаци и одражавају финансијски положај компаније у одређеном тренутку.
Трансакције прихода и расхода су евиденција о приливима и одливима током одређеног временског периода, попут једне године. Ове финансијске трансакције се акумулирају током времена и затварају прилагођавањем књиговодствених евиденција на крају периода, надамо се с добити. Добијени добитак или губитак се књижи на рачун власничког капитала ради одржавања равнотеже у рачуноводственој једначини.
Размотрите овај пример како функционише рачуноводствени процес. Почевши од рачуноводствене једначине активе једнаке збиру обавеза увећаног за власнички капитал:
- Имовина: 3.750.000 УСД.
- Обавезе: 1.800.000 УСД.
- Власнички капитал: 1.950.000 УСД.
Током године компанија има следеће приходе и трошкове:
- Приходи-кредити: 3.340.000 УСД.
- Трошкови трошкова продате робе-задужења: 2.000.000 УСД.
- Административни и режијски трошкови-терећења: 1.000.000 УСД.
- Порез-дуговања: 100.000 УСД.
- Нето добит: 240.000 УСД (ово је добит која ће се приписати рачуну власничког капитала).
Ради једноставности, претпоставимо да је компанија све своје продаје извршила у готовини. У овом случају, имовина компаније повећала би се током године за 240.000 УСД у готовини, а власнички рачун капитала повећао би се на 2.190.000 УСД (1.950.000 УСД + 240.000 УСД).
Сада имамо рачуноводствену једначину:
- Средства: $3,750,000 + $240,000 = $3,990,000.
- Обавезе: 1 УСД,800,000.
- Капитал власника: $2,190,000.$3,990,000 = $1,800,000 + $2,190,000.
Биланси рачуноводствене једначине; све је добро и година почиње испочетка.
Рачуни имовине са дуговањима
Следе типични рачуни имовине са салдом задужења:
- Готовина.
- Хартија од вредности.
- Потраживања.
- Инвентар.
- Унапред плаћени трошкови.
- Зграде.
- Опрема.
Размотримо неколико примера уноса на ове рачуне имовине.
- Исплата неизмиреног дуга добављачу:
- Дуг на рачун обавеза: Ово смањује салдо који дугује добављачу.
- Приписати готовину: Стање готовине смањује се за износ који се плаћа добављачу.
- Купац плаћа потраживање према предузећу:
- Наплата у готовини: Готовина се полаже на банковни рачун, повећавајући салдо готовине.
- Кредит на потраживањима: Стање купца се смањује.
- Компанија купује ново складиште:
- Дуг основних средстава: Биланс имовине се увећава за вредност зграде.
- Кредити банкарским зајмовима: Новац се посуђује од банке за финансирање куповине зграде.
- Куповина опреме за производну линију; плаћа се чеком:
- Дуг на имовини опреме: Количина опреме се повећава куповином.
- Кредит на банковни рачун: Готовина на банковном рачуну умањује се за износ куповине.
Рачуни трошкова са дуговањима
Рачуни трошкова обично имају стања на теретима на левој страни Т-рачуна. Дугови повећавају стање на рачуну трошкова. Примери ових рачуна су
- Плате.
- Закуп.
- Залихе.
- Камата.
- Осигурање.
- Лиценце.
- Оглашавање.
Следи неколико примера уноса на рачун трошкова:
Исплата плата:
- Наплата зарада: Износ исплаћених зарада терети рачун трошкова.
- Кредит у готовини: Стање на банковном рачуну умањује се за износ исплаћених зарада.
Плаћање закупнине:
- Наплата трошкова закупа: Плаћена закупнина увећава стање на рачуну на рачуну издатака.
- Кредит у готовини: Стање банке се смањује за плаћање закупнине.
Куповина производног материјала:
- Наплата трошкова за залихе: Износ куповине терети се за трошкове залиха.
- Припис кредита за обавезе: Износ који се дугује добављачу повећава се приликом куповине.
- Већина трансакција трошкова има или готовинско терећење или унос кредита.
Након што схватимо идеју да задужења и кредити значе леву и десну страну Т-рачуна, постаје прилично једноставно следити логику књижења уноса. Рачуни имовине повећавају се уносима задужења, а стања рачуна трошкова повећавају се током обрачунског периода код дебитних трансакција. Резултати рачуна прихода и расхода прихода сумирају се, затварају и књиже у задржану добит компаније на крају године. Свако терећење или кредитно задужење се поништава и започиње испочетка.
