Ниједан власник малог предузећа не воли да има несрећног купца, али није увек могуће решити проблеме у корист купца. Ако клијент затражи повраћај новца за новац потрошен на ваш производ или услугу, потребно је да прегледате све доступне информације и утврдите да ли околности оправдавају повраћај новца. Ако одлучите да не извршите повраћај новца, одмах обавестите купца тако што ћете јој послати љубазно, али одлучно писмо о одбијању, сажето образлажући ваше разлоге за одбијање захтева за повраћај новца.
Користите професионални стационар и поздрав
Користите заглавље компаније и следите стандардни формат пословног писма приликом писања писма. Наведите датум и пуно име и адресу купца, као и концизан наслов - „Предмет: Ваш захтев за повраћај средстава од 10. маја“. Отворите формални поздрав као што је „Драга госпођо Смитх:“ да бисте поставили тон.
Пишите у чврстом, уљудном тону
Користите чврст, али учтив језик. У првих неколико реченица признајте захтев за повраћај новца и укратко објасните кораке које сте предузели да бисте истражили околности и донели одлуку. Ојачајте случај фразама попут: „Лично сам проучио ситуацију у вези са вашим захтевом“ или „Разговарао сам са нашим менаџером након што смо прегледали услове вашег уговора“.
Заузмите извињење
Изразите љубазно жаљење, али јасно наведите да одбијате захтев и наведите разлог у главном пасусу. Наведите одређену политику компаније да оправдате своју одлуку кад год је то могуће.
Пример
Ако купац захтева повраћај новца за недавно купљени сат, ваше писмо можда гласи:
"Жао нам је што нисте задовољни својим новим сатом, али одлучили смо да не враћамо рефундацију. Политика произвођача јасно наводи да сат није водоотпоран и да га не треба носити под водом. Навели сте да сте сат носили док сте пливали, што поништава гаранцију “.
У другим случајевима своју одлуку можете објаснити тако што ћете указати да је компанији загарантовани период поврата новца истекао или подсећајући купца да је предмет продат по уговору у којем стоји „како је услов - нема поврата или поврата“.
Појачајте да цените купца
У завршни одломак додајте кратку изјаву да цените покровитељство купца. Ако се бојите отуђења дугорочног или цењеног купца, размислите о томе да уместо поврата новца понудите нешто мање вредности.
Пример
Размотрите фразу као што је:
„Иако тренутно не можемо да повратимо новац, ценимо ваше пословање и желели бисмо да вам понудимо попуст од 15 процената на следећу куповину.“
Друга опција би била да се понуди кредит који би се могао искористити за будућу куповину. Ова утеха може ублажити ударац одбијања поврата. Затворите писмо својим формалним блоком пословног потписа, укључујући свој ручно потписани потпис.
Лекторско писмо пре слања
Пажљиво прочитајте писмо. Исправите све типографске или граматичке грешке, одштампајте чисту копију и поново се потпишите. За посебно цењеног купца или у случају значајног захтева за повраћај новца, размислите да други власник или виши менаџер прегледа ваше писмо пре него што га пошаље.
