Водите ли посао или вас посао води у земљу? Свака компанија пролази кроз френетичне циклусе, али ако су они постали норма уместо изузетка, можда је време да се придржавамо знакова и ангажујемо администратора. То би вас ослободило свакодневних махинација вашег ужурбаног радног места, тако да можете да радите оно што најбоље радите: водите посао који волите радећи ствари које највише волите.
Администратори се баве великим и малим проблемима
Пре него што размотрите начине на које администратор може да вам олакша терет и направи ваше пословање моделом ефикасности, прво ћете морати да се помирите са речју - и појмом - који неким власницима малих предузећа треба одређено време да се прилагоде: делегација. Можда ће бити лакше схватити ако мислите на врсте прекида с којима се суочавате и на то како бисте већину њих могли да доделите администратору. На пример:
- Врхунски купац жели да сазна да ли му можете помоћи да примени нови пројекат
- Двоје запослених се спарингују и чини се да привлаче друге запослене у њихове одговарајуће „кампове“ * Водећи сајам долази у град, пружајући велику прилику за уводјење нових и важних пословних увода
- Канцеларијска машина за копирање поново је заглављена папиром - свакодневна појава која подвлачи да је треба заменити
- Ваш маркетиншки тим жели да прегледа тромесечне извештаје о оглашавању компаније
- Продавац у локалном комуналном предузећу жели 15 минута да објасни како би промена добављача смањила ваш месечни рачун за 25 процената
- Време је за годишње прегледе запослених и они почињу да питају када ће процес почети
Администратори служе као дизалице свих послова
Ако ове активности звуче познато, већ сте добро започели писање описа посла за администратора за ваше мало предузеће. Положај је сличан положају менаџера, али администратор обавља више од управљања запосленима и свакодневним догађајима који се дешавају у канцеларији; он такође комуницира са купцима и служи као веза са руководством.
Будући да администратор обично има руку у сваком аспекту посла, он може бити непроцењив додатак власнику малог предузећа. Због тога се на администраторе често мисли као на десну особу власника предузећа - као и на њихову левицу.
С обзиром на природу улоге, с правом претпостављате да је важно одабрати некога с ким уживате у пријатељским односима и поверењу и чији суд цените. Није увек лако преузети одговорност попут шефа, али знати када се одложити за стварну. Али паметни администратор зна како да постигне ову равнотежу.
Позиви скупа вештина за „меканца“
Ако вам неко не пада на памет због ове важне улоге, можда и хоће када узмете у обзир друге корисне атрибуте које ефикасни администратори поседују:
- Изузетне вештине комуникације, укључујући писане али посебно оне вербалне сорте. Као „главни решавач проблема“, администратор такође мора бити делимично навијачица (углавном за запослене), а делом угодни дипломата (углавном за купце).Осетљиве вештине организације и управљања временом, који су пресудни за процену приоритета у читавом спектру запослених, купаца, менаџмента и трећих лица. Чак и најефикаснији администратор не може бити на два места одједном и зато мора да доноси тешке изборе са апломбом.Флексибилност и окретност, и једно и друго добро дође кад се приоритети померају током напорног дана. Администратори увек имају план за тај дан, али знају и да очекују неочекивано. * Прилагођеност широком спектру рачунарских задатака, или барем спремност да научите како савладати софтверске програме који ће вам олакшати посао. Као и многи власници малих предузећа, можда ћете пасти на страну да су „тешке“ вештине, које се могу научити, мање важне од „меких“ вештина. На крају крајева, ово су вештине које ће наставити да брује у вашем послу како бисте могли да певате своју срећну мелодију радећи оно што најбоље радите.
