Како да напишем стандардни оперативни приручник о процедурама?

Посао или организација могу ефикасније да олакшају обуку нових запослених уз употребу добро написаних стандардних оперативних поступака (СОП). Поред обуке, СОП приручник даје постојећим члановима тима ресурс за ређе коришћене процедуре, обезбеђујући да се поступци раде уз исправан протокол, одржавајући контролу квалитета. Писање стандардног приручника за оперативне процедуре захтева јасно разумевање корака који су укључени у било који одређени процес.

Дефинисати основне процесе

Погледајте све кључне процесе које ваша компанија има. Почните да дефинишете који ће процеси бити описани и мапирани у СОП упутству. Иако можда нећете мапирати сваки последњи процес, важно је утврдити најважније и најважније.

На пример, ресторан може дефинисати основне процесе како се прави одређено јело са потписом. Једнако важан је поступак чишћења ресторана. Направите листу својих основних процеса како бисте могли сваки од њих да интегришете у СОП приручник након што га мапирате.

Мапирајте сваки процес

Сваки процес је дефинисан корацима потребним за завршетак процеса. Пропуштање корака може значити изгубљену или одложену поруџбину или неисправан коначни производ. Мапирање извлачи ток рада.

На пример, рецимо да креирате СОП за процес продаје интернетског упита. Прво мапирајте како се првобитно контактира са потенцијалним клијентом након што се затраже информације: телефонски позив, е-пошта или текст. Мапирајте колико пута ваш продајни тим спроводи даље поступке ако се у почетку не може доћи до потенцијалних клијената, са одређеним скриптама за сваки контакт.

Мапирајте другачију скрипту када је потенцијални клијент достигнут, као и низ праћења у зависности од тога да ли потенцијални клијент купује ваш производ или услугу или одлучује да заустави. Једном мапиран, напишите поступак у једноставним корацима.

Направите контролне листе и обрасце

За било који поступак члановима тима је лакше да прате образац или контролну листу. Развити свеобухватан образац заснован на мапираном процесу. Ако требате прикупити одређене информације на уносу клијента, уверите се да су у предлошку сажете све потребне информације.

Немојте претпостављати да се чланови тима сјећају свега у СОП-у, посебно када клијент седи испред њих. Интегришите контролне листе и обрасце као додатак својој мапи процеса и корацима.

Направите целокупан СОП приручник

Једном када сте мапирали сваки процес и креирали све пратеће предлошке докумената, интегришите их у комплетан СОП приручник. Организујте приручник на основу одељења. На пример, можда ћете у СОП приручнику имати одељке „Продаја“, „Операције“ и дистрибуција ". Сваки одељак ће се затим даље рашчланити на основне процесе тог одељења, углавном по редоследу одвијања сваког основног процеса. испорука робе.

У одељку „Дистрибуција“ могли бисте да имате неколико основних процеса који укључују „Добивање поруџбине“, „Паковање за испоруку“, „Отпремање“ и „Даљњи поступак“.

Организујте СОП приручник са садржајем и јасно наведите сваки поступак у подебљаном заглављу наслова. Можете чак укључити и картице за чланове тима да лако прегледају приручник, како би им помогли да пронађу одговарајуће СОП у својим одељењима.

Рецент Постс

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found