Које су главне одговорности административних асистената и кадровских асистената?

Асистенти у административним и кадровским ресурсима подржавају рад канцеларијских одељења и, у неким случајевима, одређених менаџера или руководилаца. Понекад названи секретарима, помоћници обављају службеничке дужности, као што су омогућавање комуникације, вођење евиденције и заказивање састанака, иако се одговорности административног помоћника могу значајно разликовати у зависности од индустрије у којој ради. Асистенти за људске ресурсе су често стандардизовани, али још увек има довољно простора за слободу, у зависности од приоритета и ресурса одељења.

Олакшавање корпоративних комуникација

Обе врсте асистената често играју битну улогу у комуникацији одељења. Асистент може да израђује и шаље е-поруке у име управе одељења, управља преписком која се шаље на адресу е-поште одељења и делује као веза између шефа одељења и других запослених, клијената или потенцијалних клијената. Помоћници су често одговорни за отварање, читање и усмеравање поштанске поште која стигне у канцеларију и није адресирана на одређену особу.

Од помоћника се такође може тражити да напише и ажурира блог одељења или компаније који се дели интерно или је доступан јавности. ХР асистенти, посебно, могу бити одговорни за надгледање и ажурирање интерних докумената компаније, као што су приручници запослених и обавештења о данима одмора, или објављивање здравствених и безбедносних информација на огласној табли запослених.

Стварање и одржавање евиденције

Административни и кадровски асистенти често играју значајну улогу у стварању и одржавању канцеларијских записа. ХР асистенти су често одговорни за прикупљање и организовање папира запослених, као што су пријаве за посао, уговори о раду и обрасци за бенефиције. Административни помоћници управљају штампаним и дигиталним записима тако што их одржавају организованим и лако доступним.

Ограничени књиговодствени задаци

У неким случајевима помоћник може преузети одговорност за ограничене књиговодствене задатке, као што је одржавање табеле за буџет одељења. Асистент такође може бити одговоран за подношење захтева за чек и фактуре рачуноводству, као и за руковање захтевима за рачун трошкова запослених.

Провођење и извештавање о истраживању

Од асистената се често захтева да заврше истраживачке пројекте, а затим организују, извештавају и одржавају све прикупљене информације. Примери врста истраживачких пројеката које асистент може предузети и којима могу управљати су:

  • Информације о главним конкурентима

  • Релевантни индустријски закони и прописи
  • Контакт подаци за професионална удружења
  • Детаљи о главним клијентима, попут рођендана и годишњица рада

Такође, ХР асистенти могу истраживати потенцијалне запосленике, укључујући референце, друштвене медије и проверу прошлости. И службеници за људска права и административни помоћници могу проводити време тражећи одборе за посао и наставити постављати веб странице у нади да ће пронаћи кандидате за отворена радна места.

Укључивање нових запослених

Иако су ХР помоћници често више укључени у укрцавање и укрцавање запослених од административних помоћника, обојица ће вероватно бити укључени у добродошлицу новим запосленима и пружање помоћи радницима који напуштају компанију. На пример, ХР асистенти могу бити одговорни за пружање новог запосленика информацијама о погодностима и политикама канцеларије. Такође, кадровски асистент сарађиваће са новим запосленима како би попунио неопходне папире да би се квалификовао и добио бенефиције, попут осигурања.

С друге стране, административни помоћници могу да преузму одговорност за представљање новог запосленика својим новим сарадницима, разгледавање канцеларије и убрзавање локације интерних досијеа и евиденција. Административни асистент такође може да делује као веза између новозапосленог и ИТ одељења, постављајући јој рачунар и адресу е-поште.

Помоћ при одласку запослених

У време одласка запосленог, ХР помоћник може обавити излазни интервју, пружити информације о укидању погодности или њиховом продужавању кроз програме попут ЦОБРА, ау неким случајевима и надгледати запосленог док чисти свој сто. Административни помоћник може информацију о одласку саопштити ИТ-у и обезбеђењу зграде тако да се адреса бившег запосленог искључи и деактивира картица кључа зграде.

Остали помоћни радови

Остали задаци које обављају помоћници у великој мери зависе од потреба одређеног предузећа, одељења или претпостављеног помоћника. Остале одговорности могу укључивати:

  • Резервација путовања за особље одељења, кандидате за посао или спољне посетиоце

  • Спровођење почетних телефонских разговора са кандидатима за посао
  • Координација посебних догађаја одељења, попут празничних забава
  • Наручивање канцеларијског материјала

Рецент Постс