Одговорност менаџера је да натера њен тим да постигне циљеве организације. Четири функције менаџера су да планира, организује, води и контролише њен тим. Контрола повратних информација је процес који менаџер користи да би јој помогао да изврши те функције. Овај процес менаџеру даје потребне информације за боље извршавање њене контролне функције, омогућавајући тиму да испуни стандарде постављене менаџеровим плановима.
Четири функције управљања
Било који менаџер, без обзира на посао или положај, има четири одговорности које мора да изврши ако жели да испуни своју улогу. Она мора да утврди шта њена група треба да постигне и да изради одговарајући план како да постигне те циљеве. Она мора да организује своје подређене тако да могу извршити њен план стављајући их у најбољи положај за успех. Менаџер мора водити свој тим саветујући сваког појединца како да изврши њен план, а затим мотивисати чланове тима за ефикасан рад. Она мора да процени напредак тима у постизању циљева. Ако се установи да резултати недостају, менаџер мора да изврши одговарајуће промене било у процесу, било у кадровском саставу. Овај последњи циљ познат је под називом контрола.
Дефинисана контрола повратне информације
Контрола повратних информација је процес који менаџери могу користити за процену колико ефикасно њихови тимови испуњавају наведене циљеве на крају производног процеса. Контрола повратних информација процењује напредак тима упоређивањем резултата које је тим планирао да произведе са оним што је стварно произведено. Ако је произведено мање од планиране количине, очекује се да менаџер може прилагодити процес рада како би повећао продуктивност. Контрола повратних информација такође омогућава менаџеру да боље води свој тим. Менаџер може да користи податке да обавести чланове тима о њиховим индивидуалним учинцима. Изоловањем индивидуалних перформанси, менаџер може боље упутити чланове тима и мотивисати их да се побољшају.
Недостаци контроле повратних информација
Лоша страна овог процеса је што се промене могу извршити тек након што је део производње већ завршен. У зависности од тога када се појаве повратне информације, цео процес се може завршити пре него што менаџер буде обавештен о неефикасности. Стога контрола повратних информација можда неће бити корисна за једнократне, јединствене пројекте. Контрола повратних информација била би нарочито ефикасна у мерењу процеса које предузеће често понавља током времена.
Дизајнирање контроле повратних информација
Да би била ефикасна, контрола повратних информација мора се састојати од четири дела. Оно што се квалификује као добар учинак мора бити јасно утврђено. Процес мора имати начин за мерење учинка и тима и чланова тима како би се утврдило да ли процес испуњава циљеве пројекта. Учинак тима мора да се упореди са постављеним стандардима помоћу унапред одређених показатеља. Руководилац мора да изврши промене неопходне за побољшање ефикасности. У зависности од резултата који показују резултати, менаџер ће можда морати да промени производни процес као и систем контроле. Можда ће бити потребне промене у контроли повратних информација како би менаџер могао да добије боље информације за доношење информисанијих одлука.
