Шансе су да, ако пишете пословно писмо, имате нешто важно да кажете и желите да будете сигурни да га ефикасно комуницирате. Формат пословног писма игра важну улогу у тој комуникацији - показује особи којој пишете да сте професионални и веродостојни. Слично томе, професионално завршавање пословног писма може вам помоћи да утврдите ту професионалност и кредибилитет. Будући да је завршетак писма последњи део који ће прималац прочитати, то ће јој бити најсвежије у сећању. Чак и ако имате врло професионални поздрав и тело, непрофесионални крај може оставити негативан утисак.
Завршни одломак
У неким врстама пословних писама, као што су пропратна писма, постоји одређени формат који треба следити за закључивање писама. Међутим, као опште начело, користите завршни пасус писма да бисте закључили своје пословање, укључујући начин на који желите да вас контактирају или које ставке треба да примате поштом. Укључите и љубазан крај у коме захвалите примаоцу на издвојеном времену, пожелите јој успех у подухвату или изјавите да бисте били одушевљени да више разговарате о том питању путем телефона.
Завршни
Завршно писмо је реч или фраза коју укуцате након тела писма; затварање се увек прати зарезом. У зависности од врсте посла на које се писмо односи или вашег односа са примаоцем, можете бирати између различитих професионалних честитки. „Искрено“ и „Поздрав“ су два готово увек сигурна избора. „Хвала вам“, са само првом почетном речју, добар је избор ако тражите нешто у писму, попут састанка или папира. Међутим, такође је прихватљиво да се писмо без захтева завршава са „Хвала“; то је начин захвалности примаоца за њено време.
Потпис
Након затварања прескочите три празна реда пре потписа. Ручно потписивање пословне комуникације показује примаоцу да сте одвојили време да писмо учините професионалним. То такође показује да сте прегледали писма, јер многа пословна писма припрема секретар. Међутим, можда нећете моћи да потпишете своја писма у свим случајевима. На пример, одељења за људске ресурсе многих корпорација сада захтевају да се пропратна писма достављају путем електронског система. У овом случају, не остављајте три празна реда; само укуцајте своје име.
Завршни елементи
Након вашег потписа долази ваше откуцано име, а затим наслов у следећем реду. У неким случајевима ћете можда желети да на крају завршетка свог писма наведете своју адресу, адресу е-поште или број телефона након наслова. Урадите то посебно у врло формалним пословним писмима која су упућена некоме кога не познајете. На овај начин, ако особа изгуби коверат, и даље може одговорити на ваше писмо. На крају, након информација о правцу, прескочите ред и назначите да ли постоје ограђени простори. Увек се позовите и на кућишта у телу чланка. Међутим, на крају писма напишите „Прилог:“ (забележите двотачку) и укратко опишите шта је прилог - на пример, „Настави“.
