Новчани ток је суштински део малих предузећа, али била би лаж да се каже да полагање чекова није гњаважа. Мобилно банкарство иде само до сада, а за покренуте компаније време је мало. Када ћете заправо кренути у посету банци, посебно када су неке банке отворене само у традиционално радно време? Ту долази банкарство са кутијама.
Систем закључавања може поједноставити процес потраживања. Иако је главни извлачење брже полагање чекова и обрада уплата, постоје бројне предности лоцкбок система - и неколико недостатака, такође. Да ли је банкарска кутија прави потез за ваше мало предузеће? То у великој мери зависи од врсте и обима примљених уплата.
Шта је Лоцкбок банкарство?
Банке нуде лоцкбок банкарство као помоћ у примању плаћања клијената. Уместо да уплате шаљу компанији, исплате из претинца се шаљу у посебну поштанску кутију, где их банка сакупља и депонује директно. Након што банка обради ове исплате, депонују средства на банковни рачун компаније и достављају финансијске евиденције на потраживања. Укратко: Намењено је поједностављивању процеса наплате и обраде плаћања исецањем средњег човека.
Према ББВА банци, постоје две врсте лок бок система:
- Малопродајни закључани сандуци: њих обично користе предузећа која имају чекове мале вредности који се обично шаљу директно од потрошача са унапред одштампаним купоном за дознаку.
- Велепродајни ормарићи: Традиционално их користе Б2Б компаније које се баве плаћањем велике вредности.
Осим ако се не налазите у руралном подручју, ова услуга би требала бити широко доступна, а банке имају чак и више локација за закључавање. Ако ваше пословање не спада у две горе наведене категорије, многе банке ће и даље нудити прилагођена решења која ће вас срести негде у средини. Увек се исплати распитати се и видети шта ваша постојећа банка нуди компанијама попут ваше.
Про: Лоцкбок системи смањују рачуноводствене грешке
Ревизија је најгора ноћна мора малог предузећа, без обзира на то колико су ваше евиденције чврсте, увек има места за грешке. Лоцкбок плаћања значајно смањују ову вероватноћу поједностављивањем обраде плаћања. Ради овако:
Сваког дана банка односи све депозите поштанских сандучића у свој процесни центар. Тамо се депонује на банковни рачун предузећа. Такође скенирају документе о дознакама предузећа како би се подаци о плаћању сигурно ухватили, а затим преносе целокупно ажурирање директно на потраживања. Све ове евиденције су резервне копије, безбедно ускладиштене и доступне за лак приступ уколико их касније требате упутити (или, у случају да будете подвргнути ревизији и на неки начин изгубили своје копије).
Увек је паметно направити резервну копију својих финансијских евиденција, али једна од главних предности система кутија је да ће банка то учинити уместо вас. Без стреса је, а такође смањује све могуће грешке у потраживањима на вашој главној књизи јер банка обрађује све депозите. Не ослањате се на то да ће особа која седи у канцеларији сваку појединачну уплату подударати са својом фактуром и ручно уносити све у свој рачуноводствени систем.
Против: Цена услуга Лоцкбок
Лоцкбок услуге потенцијално могу уштедети новац предузећу на интерним административним и рачуноводственим трошковима, али то заиста зависи од тога колико времена ваше предузеће углавном троши на потраживања. За многа мала предузећа трошкови услуга закључавања заправо су превелики, поготово ако нисте компанија која се у великој мери ослања на плаћање поштом.
Према Паицхек-у, један од највећих недостатака система кутија за закључавање је претјерани трошак. Банковне кутије долазе са месечним накнадама и додатним трошковима по депозиту чека, сликању чекова и руковању нетипичним стварима (размислите: ако вам клијент пошаље писмо заједно са чеком). Ако предузеће прима већи део својих плаћања готовином, кредитном картицом или другим дигиталним средствима, претинац у банци вероватно кошта више него што вреди.
Про: Лоцкбок системи омогућавају бржи приступ плаћањима
Једна од главних предности лоцкбок система је брзина. Убрзава обраду плаћања на сваком кораку. Према Деану Цусуману, вишем руководиоцу рачуна у Агилис Систем-у који се специјализовао за повећање ефикасности пословања, банке имају посебан поштански број који користе за плаћање путем лоцкбок-а да би брзо пратиле његову испоруку путем поштанског система. Банке такође имају могућност обраде ових плаћања изван традиционалних банкарских сати, што значи да нисте везани за традиционална ограничења банкарства са становништвом.
Поред тога, банке неколико пута дневно провјеравају своје кутије за закључавање ради плаћања, што значи да се чекови обично полажу на банковни рачун предузећа истог дана када су примљени. Ово је посебно важно за предузећа која можда немају пуно готовине на располагању или послују са малим маржама које се у великој мери ослањају на појединачно плаћање сваког купца.
Лоше: Услуге Лоцкбок-а захтевају обуку
Ако је ваше пословање довољно мало да сами радите потраживања уместо да унајмите професионалца, постојаће крива учења. Исто важи и за услуге лоцкбок-а. Биће им потребна нека обука. Мораћете да научите како да користите мрежни систем банке за преузимање извода у формату који одговара вашем систему рачуноводства на мрежи.
Генерално, за кутије за закључавање треба мало времена да се навикну, али углавном ће вам уштедети време на дужи рок ако унапред посветите неколико сати.
Про: Лоцкбок системи су веома сигурни
Банковне кутије су одлична опција за повећање сигурности око плаћања. Генерално, мала предузећа нису најсигурнија - посебно ако се чекови шаљу поштом у поштанско сандуче излога и држе у канцеларији док их не положе у банци. Заправо, поштански сандучићи су далеко сигурнији од вашег просечног поштанског сандучета поред врата и не морате да бринете да ли ће чекови нестати из ваше канцеларије (чак и ако су случајно погрешно постављени) када банка све то решава.
Против: Услуге могу имати проблема у руралним областима
Банковни претинци су одлична, ефикасна опција ако радите са банком која има више филијала широм земље. На овај начин могу да поставе више кутија за закључавање у близини сваке филијале да би се бавили плаћањима локалних купаца, уместо да губе време на слање уплата у централни чвор. Ово је много мање ефикасно ако имате сеоско предузеће у сарадњи са локалним банкама.
Лоцкбок системи у руралним подручјима често немају исту ефикасност као они у велеградима или предграђима, јер им понекад недостаје иста врста аутоматизације. Уплате се могу уносити ручно, што оставља процес подложном истим врстама грешака које бисте имали да сами обављате потраживања. У већини случајева то представља погрешно стање на чеку које се ставља на рачун компаније, што ће купца несумњиво изненадити.
Закључак: Пазите
Нису све услуге закључавања исте. Неке су можда скупље од других, али ако редовно радите са одређеном банком или филијалом, можда ће моћи да вам склопе уговор. Ниједна банка нема исти трошак или исте услуге, а поступак се може прилагодити вашим специфичним потребама, па је важно да купујете и разговарате са банкарским радником пре него што одлучите да ли је банкарство у локбоку погодно за ваше пословање.
