У пословном окружењу је уобичајено да запослени раде заједно у малим групама, тимовима и одељењима како би остварили одређене пословне задатке. Да бисте ефикасно сарађивали, важно је да сваки појединац има јаке вештине групне комуникације. Ако се то не догоди, ваши запослени могу изазвати неспоразуме, започети непотребне сукобе и успорити ефикасност ваше организације. Сазнајте како да олакшате ефикасну групну комуникацију може да помогне вашим запосленима да боље сарађују.
Разумевање групне комуникације на радном месту
На радном месту постоји много различитих група. То може укључивати продајни тим који ради на остварењу функционалног задатка продаје производа. Такође може да укључи одбор социјалних клубова који чине они који добровољно улажу своје време у планирање забавних догађаја за особље. Обично се дефинише да групе имају између пет и 20 људи, иако величина може да варира у зависности од ваше организације. Фактор који дефинише групу на послу је да они морају сарађивати како би заједно постигли одређени циљ.
Комуникација је чин слања и примања порука. У појединачном окружењу постоји један пошиљалац поруке и један прималац поруке. Међутим, у групној динамици се ово мења - што може довести до компликација и неспоразума. Може бити неколико пошиљалаца поруке и неколико прималаца поруке, а то се све може догодити истовремено. Ако сви појединци у групи не разумеју поруку како је предвиђена, то може довести до проблема на радном месту.
Сврха групне комуникације је размена информација ради доношења одлука, решавања забуне, стварања односа и приближавања постизању пословног циља. Међутим, групна комуникација такође утиче на то како се појединци у групи односе једни према другима и осећају једни према другима. Ово информише да ли су мотивисани да испуне циљеве своје групе.
Користите стратегије групне комуникације за побољшање пословања
Разумевање како функционише групна комуникација може помоћи предузећима да побољшају сопствене комуникационе процесе и протоколе за запослене. То запосленима може омогућити да:
- Компромис око поларизујућих тема;
- Објасните колегама разна питања;
- Утицати на главне пословне одлуке;
- Научите колеге како да сарађују једни с другима;
- Водите колеге да креирају планове и стратегије за постизање пословних циљева;
- Изградите пријатељства и другарство са осталим запосленима; и
- Решавајте сукобе без уплитања руководства.
Кључ побољшања групне комуникације на радном месту је изградња процеса и политика око најбоље праксе комуникације. Пружајући запосленима смернице и амбициозне циљеве, предузећа могу подстаћи запослене да раде на сопственим вештинама комуникације. За послодавце је важно да промовишу благодати ефикасне комуникације, тако да њихови запослени схватају да ће побољшање ове вештине побољшати њихов учинак на послу - и у животу.
Прегледајте различите стилове комуникације унутар групе
Један од изазова групне комуникације је тај што је група састављена од различитих људи који могу имати различите стилове комуникације. Начин на који људи комуницирају утиче на начин на који шаљу и примају поруке. Ако је у групи присутно више различитих стилова комуникације, повећане су шансе да се порука изгуби.
Постоје различити начини за категоризацију стилова комуникације. Тестови личности попут Миерс-Бриггс Типе Индицатор (МБТИ) могу се користити за процену стила комуникације, као и процена ДиСЦ. Према ДиСЦ-у, стилови комуникације могу се сврстати у четири различите категорије:
- Доминантно: Ови комуникатори воде се резултатима и усредсређени су на постизање пословних циљева. Они су самоуверени и не плаше се изазова. Међутим, они могу говорити отворено.
- Утицај: Ови комуникатори су усредсређени на изградњу односа и убеђивање других. Успевају у сарадњи и врло су оптимистични и ентузијастични.
- Мирно: Ови комуникатори воле да сарађују са другима и врло су искрени. Имају миран приступ и не воле да их се пожури у њиховом процесу.
- Савесно: Ови комуникатори цене квалитет, тачност и стручност. Стало им је до детаља и не воле да греше. Воле да раде самостално.
Анализирајући различите стилове комуникације у својим групама на радном месту, можете стећи бољи увид у њих како појединци воле да комуницирају и које карактерне особине деле.
Користите праве комуникационе канале
Групна комуникација одвија се у много различитих облика. Важно је да ваши запослени знају који ће канал користити за врсту поруке коју желе да пошаљу. Коришћење погрешног комуникационог канала може изазвати неспоразуме и успорити ефикасност групе. Канали групне комуникације укључују:
- Формални састанци тимова;
- Неформална окупљања група;
- Конференцијски позиви;
- Групни имејлови;
- Групирајте ћаскања са директним порукама;
- Спискови задатака управљања пројектима; и
- Белешке на папиру.
Ако члан групе жели да пошаље важну поруку о тешком року који долази, он може да је пошаље путем четног групног ћаскања. Међутим, ако група разговара о другим стварима у ћаскању, та важна порука о року може се изгубити. Слично томе, група може одлучити да одржи састанак о проблему који се лако може решити е-поштом. То може успорити његову ефикасност. Због тога је пресудно за поједине чланове групе да разумеју који канал користити за сваку поруку.
Дијагностиковати препреке за ефикасну групну комуникацију
Да бисте побољшали групну комуникацију за свој тим, пресудно је разумети главни узрок проблема. Постоји неколико различитих препрека за групну комуникацију, које укључују:
- Физичке баријере: Физичка удаљеност између чланова тима може отежати комуникацију. Ако чланови групе раде на различитим спратовима предузећа, можда неће моћи често да разговарају међусобно. Затворена врата канцеларије, високи зидови кабине и лоше телефонске везе такође могу изазвати проблеме.
- Перцептивне баријере: Начин на који сваки члан групе гледа на свет утиче на начин на који разуме поруке. Прекомерно песимистична особа схватиће поруку предстојећег рока другачије од превише оптимистичне особе.
- Емоционалне баријере: Емоционално стање поједине чланице групе утиче на начин на који она шаље и прима поруке. На пример, осећај страха, рањивости, неповерења, среће, беса и узбуђења може променити комуникацију.
- Интерперсоналне баријере: Лична перцепција људи о себи може утицати на начин интеракције са њиховом групом. Размислите како говори неко ко је превише самоуверен у поређењу са неким коме недостаје самопоштовања.
- Културне баријере: Култура утиче на понашање и комуникацију. На пример, у неким културама се сматра неправилним контакт очима са особом супротног пола, док је у другим културама то нормално.
- Језичке баријере: Ако сви чланови групе не говоре исти језик, то може довести до проблема са преводом. Језик се такође може односити на специфичну терминологију која може довести до забуне.
Дијагностиковањем кључног проблема који утиче на групну комуникацију, могуће је развити решење проблема. На пример, ако чланови групе седе на супротним странама предузећа, можда ће бити мање склони личној комуникацији. Једноставно решење може бити приближавање својих столова како би могли боље сарађивати.
Створите културу отворене комуникације
Култура радног места има велики утицај на начин на који запослени комуницирају. Ако култура организације не подстиче отворену размену информација, запослени могу бити склони да не комуницирају добро са својом групом. На пример, ако менаџерски тим не дели нове пословне циљеве са запосленима у првој линији, ти запослени могу сматрати да компанија не вреднује комуникацију.
С друге стране, ако организација промовише јасну и искрену комуникацију, запослени се могу осећати овлашћенима да размењују идеје и буду отворени са својом групом. Култура организације је директно повезана са понашањем пословних лидера. Ако имају политику отворених врата и искрено разговарају са запосленима, то може увелике побољшати комуникацијске вештине целе групе. Ићи дотле да се ефикасна комуникација укључи у основне вредности предузећа показује запосленима важност те вештине.
Пружите ефикасну обуку за комуникацију запосленима
Нису сви људи рођени ефикасни комуникатори и не комуницирају сви на исти начин. Као резултат, за послодавце је важно да препознају када је обука неопходна за њихове запослене како би се побољшале вештине комуникације.
Комуникацијски тренинг може се фокусирати на одређене елементе комуникације, попут рјешавања сукоба, јавног наступа или преговарачких вјештина. Такође се може повезати са одређеним каналима комуникације, као што је писање ефикасних е-порука и извештаја, или како водити продуктиван састанак.
Ако радна група има неефикасне састанке који предуго трају и не извршавају задатке, учење како трчати и учествовати на успешним састанцима може помоћи тиму да боље комуницира једни с другима и ефикасније обавља своје послове.
Појаснити појединачне улоге и одговорности
У групној динамици, улоге и одговорности сваког појединог члана тима могу довести до проблема у комуникацији. Сваки члан групе треба јасно да разуме који су њихови главни задаци у поставци групе и за шта су одговорни. Требали би знати шта се од њих очекује у погледу исхода и понашања. То укључује њихове свакодневне задатке, свеобухватне циљеве и усклађивање са циљевима компаније. Поред тога, познавање њихове улоге помаже запосленима да разумеју и хијерархију групе.
За вођу групе или менаџера је важно да осигура да сви буду свесни својих улога и одговорности и да се они допуњују. Ако приоритети појединих чланова нису усклађени, то може довести до сукоба и неспоразума.
Нагласите важност тимског рада
Послодавци се морају усредсредити на то да запослени буду свесни да раде на задатку заједно. Успех једног запосленог није изнад успеха тима. Када запослени схвате пословну директиву заједничког рада, биће мотивисани да помогну осталим члановима групе да успеју. То могу учинити ефикаснијом комуникацијом током тимске сарадње, преговора и решавања сукоба.
Да би међусобно добро комуницирали, предузећа треба да пруже запосленима прилику да се боље упознају. Стварајући инфраструктуру у којој запослени могу да ћаскају једни са другима изван свог примарног подешавања задатака, омогућавају запосленима да се међусобно разумеју лични ниво. Имати трпезарију у којој се запослени могу окупити да би заједно јели или обезбедити сто за мали фудбал у ходнику пружа запосленима прилику да неформално разговарају.
Вођен примером
Ако предузећа желе да њихови запослени добро комуницирају у групама, менаџери морају да дају пример. Запослени желе да виде своје менаџере који следе иста очекивања која су им речено да следе. На пример, ако желите да ваши запослени направе компромис у поларизацији ставова у групи, онда то морате да будете у стању да урадите.
Преузми власништво над грешкама
Када радите у групном окружењу, грешке ће се сигурно догодити. Кључно је да запослени знају да једна грешка не значи да су у потпуности пропали. Запослени се могу осећати посрамљено, посрамљено или обесхрабрени због своје грешке и можда неће моћи да комуницирају са остатком групе о томе шта су урадили. Међутим, ако култура на радном месту подржава преузимање одговорности за грешке, запослени ће моћи својој групи да објасне ситуацију и затим заједно раде на проналажењу решења.
