Може се чинити као да је меморандум - који је скраћеница од „меморандум“ - документ који можете брзо одвести без превише размишљања. Али иако су белешке по природи кратке (не више од две странице), можете и требате спаковати пуно на ту или две странице да би их вредело прочитати. Зависи, такође, коме је допис упућен; писац може имати другачији фокус у допису председнику или допису особљу него само на свој тим. Без обзира на то преносите ли информације или тражите одговоре, поштовање провјереног формата осигураће да дате све информације које су потребне вашим примаоцима.
Почните од тога коме је адреса намењена
Наслов је на првом месту у белешци и важан је јер примаоцима говори о чему се ради и ко још прима; другим речима, коме се допис обраћа - на пример да ли га писац шаље особљу уопште или само свом тиму, на пример - и зашто би га требало читати. Према Лекицу, наслов узорка треба да садржи:
- ТО: Име и наслов појединца
- Кп: Сви остали примаоци
- ОД: Ваше име и звање
- ДАТУМ: Месец, дан, година без скраћеница
- ПРЕДМЕТ: Одређена тема дописа
Интернет лабораторија за писање на универзитету Пурдуе (ОВЛ) наглашава да, иако дописи нису најформалнија комуникација, примаоце и даље треба да зовете пуним именима, чак и ако се њихови надимци користе широм компаније. Дакле, запосленима које сви зову „Риба“ или „Црвени“ треба у адреси да се обраћају права имена.
Схватите важност теме
Надали бисте се да ће примаоци у целости прочитати допис председника компаније, извршног директора или менаџера запосленог. Али многи читачи белешки аутоматски гледају на тему како би им брзо рекли о чему се ради у овој белешци. Желе да процене колико им је допис заиста важан и да ли треба да га читају. Тема такође даје читаоцима референтни оквир за преусмеравање пажње са онога што су раније радили.
Предмет мора бити веома специфичан за стварни садржај белешке, према Пурдуеовом ОВЛ-у. Да, требало би да буде сажет, али јасно реците шта је у белешци. Читање примера недовољно специфичних линија предмета и како су побољшани могу вам помоћи да разумете разлику и побољшате редове предмета како бисте добили више читалаца:
- ПРЕДМЕТ: Сигурност ПРОМЈЕНА: Заштитите личне ствари од крађе канцеларије.
- ПРЕДМЕТ: Канцеларијски материјал ПРОМЕНИ: Нова метода за наручивање канцеларијског материјала.
- ТЕМА ПРЕДМЕТА: Недавни градски ПРОМЕНИ: Недавни дипломци ће следеће недеље обилазити компанију.
Прво изнесите своју главну поенту
Белешке су непосредни облици комуникације, а не задиркивања која се надовезују на главну ствар. Након читања предмета, већина читалаца одмах прелази на прву реченицу да види главну поенту белешке, па главну реч ставите на почетак, по могућности у први ред. Чланак о писању пословних белешки на веб локацији Центра за писање Универзитета Георге Масон изјављује да је најважнија тачка писања меморандума започети белешку са вашом главном тачком. Ово читаоцу одмах омогућава да зна шта је обухваћено белешком.
Ако је наслов вашег предмета „Заштитите личне ствари од крађе канцеларије“, први ред белешке може бити „Недавно је било неколико извештаја о крађи личних предмета у канцеларији“. Сада сте привукли њихову пажњу. Тема није била само предлог; било је стварних крађа у вашој канцеларији. Следе додатне реченице које преносе информације као што су: „Нисмо успели да утврдимо ко је одговоран за ове крађе, а због броја посетилаца које имамо у нашим канцеларијама решавање овог питања може потрајати. Због тога тражимо да или закључавате личне предмете у свој сто или их носите са собом сваки пут када напустите своје подручје “.
Ако читаоци желе више информација, наставиће да читају ваше доказе о подршци. Али давањем најважнијих информација унапред, више читалаца ће знати о чему се ради у белешци, чак и ако не наставе да читају. Ваши запослени су заузети радећи свој посао и током дана могу добити стотине е-порука и белешки које никако не могу у потпуности да прочитају. Ако пак знају о чему се ради у вашој белешци, вероватније ће се сетити да јој се врате након хитних састанака, телефонских позива клијената и рокова.
Користите подглавља за вођење читалаца
Неки читаоци воле да прелиставају документе, укључујући и дописе, за главне ствари, према Универзитету Георге Масон. Да бисте им помогли у томе, користите информативне поднаслове у целој белешци, тако да ако су све што прочитају линија предмета и поднаслови, они ће разумети суштину белешке. Обавезно будите сигурни да су ваши потпоглавља јаки и објашњени, баш као што то радите са предметом. Овде није место за паметно и мистериозно.
Настављајући белешку о крађама канцеларија, могли бисте да напишете поднаслов за сваку резервну тачку коју желите да направите и истакнете их подебљаним словима, као што су:
- Крађе су се догодиле у протекле две недеље
- Остала објашњења су одбачена
- Акција коју бисте требали предузети сада
Проширите сваки поднаслов у пасусу испод њега. За први поднаслов о времену крађе наведите стварне датуме када су се догодиле крађе или одговарајуће информације, попут оне да су се све догодиле петком. Под другом темом, објасните да се разговарало о могућности да се предмети једноставно изгубе, али се одбацило јер је било превише инцидената преблизу.
Размислите о додавању резимеа
Након што напишете главну белешку, ако садржи пуне две странице и садржи пуно информација, можда ћете желети да додате резиме - који се понекад назива извршни резиме - који читаоци могу да скенирају како би добили потребне информације. Овај опционални резиме иде на почетак белешке, тако да заправо читатељима дајете преглед онога што белешка покрива, иако је написан као резиме, према Пурдуе ОВЛ.
Започните са главном тачком белешке, а затим следе тачке које подржавају вашу главну идеју у редоследу у коме су тачке покривене белешком. Затим јасно наведите коју акцију желите да читаоци предузму. Неки читаоци више воле белешке са сажетцима, јер могу прочитати наслов и редове предмета, затим резиме и тачно знати шта је обухваћено белешком без читања читаве две странице. Ако је ваша белешка једна страница или мање, не морате да додајете резиме.
Отворите, затворите и правилно форматирајте
Мари Цуллен, извршна тренерица за писање и оснивач Инструцтионал Солутионс, истиче да су дописи интерни документи, док су пословна писма екстерна и е-пошта може бити било која. Међутим, понекад ако сте блиско сарађивали са клијентом на пројекту, меморандуми се могу користити у комуникацији с њима. Белешке не почињу поздравом, нити се завршавају завршним потписом.
Пурдуе ОВЛ објашњава да, пошто су белешке пословни документи, пасуси треба да прате пословни формат и да буду поравнати лево, а не увучени као у академском писању. Редови треба да буду размакнути једноструко, са двоструким размацима између пасуса. За крај, Цуллен предлаже да се допис заврши снажним позивом на акцију. Реците читаоцима шта желите да даље раде, да ли ће то променити начин на који спроводе поступак, дати повратне информације о теми белешке или се само сетити информација кад год им затребају.
