Обрачун зарада укључује обављање многих задатака како би се осигурале тачне и благовремене провере зарада и пореза на зараде и поштовање евиденције. Те се дужности не могу пренаглити и треба их обављати са мукотрпним детаљима. У супротном, могу доћи до погрешних провера зарада и неправилног пореза на зараде и поступака вођења евиденције.
Претходна ситуација може довести до узнемирености запослених; последње две ситуације могу проузроковати казне Службе унутрашњих прихода и Министарства рада САД. Сходно томе, када вршите обрачун зарада, примените корак по корак.
Обрадите зараду унапред
Обрадите платни списак пре времена. Саставите распоред обраде платног списка који вам омогућава довољно времена за обраду платног списка и за исправљање откривених грешака пре него што запослени приме своје чекове. На пример, извршите обраду платног списка два или три дана пре стварног датума исплате.
Ажурирајте евиденцију запослених
Унесите промене у евиденцију зарада запосленог, ако је применљиво. То укључује: промене адресе; промене одбитка на зараде, као што су В-4 и промене пореза на доходак државе; и добровољне промене одбитка, као што су пензија и здравствене бенефиције. Поред тога, унесите нове информације о запошљавању запослених који су ангажовани у текућем платном периоду.
Израчунајте податке о рачунању времена
Израчунајте податке о рачунању времена на временским картицама или временским листовима и унесите сате који се плаћају у систем, као што су редовни, прековремени и одмори. Ако користите рачунарски систем за рачунање времена, време можете да увезете у софтвер за обрачун зарада. Све што треба да урадите је да обезбедите да се време правилно превезе и извршите потребне измене.
Сразмерно плаћање по потреби
Исплати друге врсте прихода, као што су бонуси, провизије и ретроактивне зараде због повећања зараде. Извршите друга прилагођавања, попут додатног одбитка или одбитка зараде због преплаћивања или премалог плаћања из претходног периода исплате. Пропортирајте плату запослене ако она престане, али не ради читав период исплате, и унесите датуме заустављања у софтвер за обрачун зарада да бисте зауставили будуће исплате.
Поред тога, пропорционално платите зараду нове запослене ако је запослена након што започне текући период зараде. На пример, ако почне да ради четвртог дана двонедељног периода плаћања, платите јој седам радних дана уместо 10.
Верификујте извештаје о платама
Штампајте извештаје који вам омогућавају да верификујете платни списак пре него што одштампате чекове и генеришете датотеку са директним депозитом. Извршите подешавања, ако је потребно.
Одштампајте чекове и платне картице
Штампајте зараде и платне кварове. Генеришите датотеку са директним депозитом и проследите банци. Обратите се банци и уверите се да је правилно примљена и потврдите примљени износ.
Водите евиденцију зарада
Одштампајте регистре зарада који приказују бруто-нето зараде запослених за тренутни обрачун зарада. Датотека у поверљивом складишном простору. Чувајте ове евиденције најмање три године. Водите евиденцију о рачунању времена и оним на којима се заснивају обрачуни зарада најмање две године.
Штампање и дистрибуција извештаја
Штампати и дистрибуирати извештаје потребне сродним одељењима, као што су људски ресурси и финансије, у сврху администрирања давања и помирења. Ако засебно одељење или компанија обрађује порез на зараде, проследите потребне пореске евиденције за сваки период исплате одговарајућем појединцу.
Савет
Софтвер за зараде обрачунава порез на зараде за вас. Ипак, увек држите при руци примерак Интерне службе пореза на добит који ће вам помоћи да разумете своје обавезе пореза на зараде. Обратите се државној пореској агенцији да бисте добили смернице о државним обавезама за порез на зараде.
