Данас постоји толико различитих могућности за копирање и скенирање докумената и слика да би одабир једне од њих могао бити запањујући. Не постоји дефинитивна „најбоља“ опција за све. Срећом, власници малих предузећа могу одабрати функције које су најбоље за њихове апликације тако што ће добро погледати разлике између скенера и копирних машина.
Различити резултати скенирања и копирања
Почетни кораци скенирања и копирања су идентични: ставите документ или слику у уређај, притисните тастер и уређај добија дигиталну копију слике. Резултати су, међутим, прилично различити. Ако је машина копирна машина, она једноставно штампа дигиталну слику на један или више празних листова папира. Ако је уређај скенер, дигиталну копију слике чува на меморијској картици или УСБ уређају или је преноси на рачунар.
Различити хардвер
Три најпопуларније врсте машина за копирање су наменски фотокопир апарат, вишенаменски штампач и факс који може копирати слике. С друге стране, за скенирање је поред скенера обично потребан рачунар или меморијски уређај. Скенер је најефикаснији када се удружи са рачунаром како би се слике могле уређивати, слати е-поштом, штампати и чувати на диску. Рачунар није потребан ако се скенер чува на меморијској картици или УСБ уређају. Неки скенери такође скенирају у е-пошту или бежично преносе скениране слике на преносиве уређаје. Вишенаменски штампачи додају могућност скенирања докумената, а затим слање факсом.
Потребне су различите корисничке вештине
Копирање докумената је обично једноставнији поступак од скенирања. Већина машина за копирање захтева од корисника да притисну једно дугме за подстицање црно-белог копирања и друго дугме за копије у боји. Додатним тастерима који диктирају такве опције као што су квалитет штампе и број копија обично није тешко савладати. Корисници ће такође морати да знају како да убаце папир и можда уклоне заглављени папир. Поред тих вештина, корисницима скенера биће потребно и основно знање о рачунарима како би управљали скенирањем, уређивањем, штампањем, чувањем и преносом скенираних слика.
Изаберите најбољу машину за своје апликације
Власници предузећа који размишљају о куповини скенера или фотокопир апарата треба да почну са крајњим циљем. Ако је папир одабран за пренос докумената и вођење евиденције, копир машина ће вероватно бити довољна. Ако цените системе без папира, користите скенер. Скенери вам углавном нуде више опција, јер након што се дигитална слика нађе на рачунару, увек је можете уредити, послати е-поштом или одштампати. Такође можете лако чувати резервне дигиталне копије скенираних докумената на удаљеним локацијама. Ако нисте сигурни која ће вам машина најбоље одговарати или ако желите могућност копирања и скенирања, размислите о куповини вишенаменског штампача јер ће вам то пружити све могућности копирања, скенирања, штампања и слања факсова. (Имајте на уму да не укључују сви уређаји све у једном могућност факсирања.)
