Према америчком Министарству рада, Закон о поштеним стандардима рада (ФЛСА) захтева да послодавци воде тачну евиденцију о времену рада, платама, додацима и одбитцима на основну плату и детаљима о исплати. Ове евиденције се морају чувати најмање три године. ФЛСА такође успоставља правила о томе шта чине радно време, обавезни прековремени рад, стандарди минималне зараде и ограничења дечијег рада. Одговорност послодавца је да израчуна бруто зараде и нето зараде запослених.
У већини случајева послодавци одређују период исплате (као што је недељни, двонедељник или месечник) и израчунавају зараде запослених множењем броја одрађених сати са сатницом или, у случају запослених на плаћи, поделом годишње зараде са одговарајући период исплате. На пример, ако се запосленима прима плата недељно, њихова бруто недељна зарада је годишња зарада подељена са 52. Кад је то могуће, прековремени рад, бонуси, напојнице и провизије додају се овом укупном износу да би се утврдила бруто зарада.
Бруто насупрот нето платама
Бруто зараде запосленог могу бити знатно веће од нето зарада запосленика, што је износ који запослени прима. Након утврђивања бруто зараде, послодавци израчунавају одбитке од зарада, као што су порези и доприноси на здравство и пензионе рачуне. Ови одбици се задржавају од укупне зараде запосленог. Иако је већина пореза утврђени проценат и исти је током сваког периода исплате, други се разликују. ФИЦА порези, који финансирају социјално осигурање и Медицаре, имају годишњи максимум и више се не одбијају када се тај износ достигне. За 2020. максимум ФИЦА је $137,700; зараде изнад тог износа не подлежу овом порезу.
Израчунавање опорезивог дохотка за порезе по одбитку
Иако се закони разликују у зависности од државе, одређени одбици су изузети од пореза. На пример, доприноси за здравствену заштиту и одређени пензиони рачуни не подлежу савезном порезу, па послодавац прво мора утврдити опорезиви приход. Одузимањем ових одбитака од бруто зараде запосленог добијате опорезиву зараду. Због разлике у државним и савезним пореским законима, ово би требало израчунати одвојено како би се утврдиле савезне и државне опорезиве зараде. ИРС Публикација 15, Водич за порез послодавца пружа информације и графиконе који помажу у одређивању износа пореза који се задржавају. Већина држава такође захтева од послодаваца да задрже порез. Информације о државним порезима могу се наћи у одељењу прихода сваке државе.
Правила за раднике по сату
Док је савезна влада утврдила минималну зараду на $7.25 сат времена у јулу 2009. године, многе државе и неки градови поставили су минималну плату по вишој стопи, до $15 сат времена у Њујорку. ФЛСА налаже да, уколико запосленик није изузет, радници који раде више од 40 сати у радној недељи морају бити плаћени један и по пута већи од њихове редовне сатнице за сваки додатни сат. У мају 2020. године, Министарство за рад додало је правило које дозвољава послодавцима да пружају бонусе или друге подстицаје за плату запосленима који нису изузети са променљивим сатима.
Различита правила за запослене са напојницом
У индустријама које се увелико ослањају на савете за приход, правила су мало другачија. Савезна минимална зарада запослених са напојницом је $2.13 сат. Шеснаест држава и територија користи савезни минимум; други имају минималну плату која се креће од $2.33 (Висконсин) до $9.00 (Аризона). Десет држава и територија којима запослени имају мандат исплаћују пуну минималну плату државе пре савета, до $13.50 (у Вашингтону). Зараде запослених израчунавају се тако што се укупан број напојница подели са одрађеним недељама, а затим се тај удео подели са урађеним сатима да би се добила стопа напојнице. Тада се стопа напојнице додаје сатници; њихов збир је укупна зарађена зарада и мора бити једнака или већа од минималне зараде.
