Пословне белешке су интерни документи који се шаљу запосленима ради преношења информација о компанији, док су пословна писма спољна саопштења, често повезана са продајним активностима или потребама купаца или за питање добављача или владине агенције. Форматирање се разликује за свако, а учење како правилно креирати свако од њих помоћи ће вам да ефикасније пренесете своју поруку.
Пословне дојаве члановима особља
„Мемо“ је скраћеница од меморандум, који се односи на подсетник или обавештење о важној ставци. Дописи се често шаљу како би се запослени обавестили о састанку или новој политици за коју компанија сматра да је довољно важна како би се загарантовало више од ширења од уста до уста. Белешке су често неформалне, са мање пажње на структуру, форматирање, граматику и, у случају штампаних белешки, на квалитету папира.
Пословна писма послата ван компаније
Писма су формалнији документи који се шаљу људима изван ваше компаније. Могу да укључују захтеве за информацијама или појашњења од владине агенције; одговори на жалбе или упите купаца; или парцеле или предлоге добављачима, купцима или медијима. Писма се обично пишу на висококвалитетном папиру, а не на копији, и пажљиво се лекторирају како би се избегла и најмања грешка.
Наслови коришћени у белешкама и словима
Допис не мора бити на стационарном месту компаније или садржавати назив компаније, логотип, адресу или друге предмете који се обично налазе на заглављу. Допис често садржи наслов на врху, левој страни папира, који укључује четири реда који означавају ко шаље белешку, ко је прима, тему коју белешка покрива и датум.
Писмо се обично пише на пословном месту, а датум се налази испод заглавља на левој страни странице. Празан ред раздваја датум и адресу примаоца, што укључује име, наслов и адресу примаоца. Након још једног празног реда, појављује се поздрав, као што је „Драги господине Смитх.“
Садржај који се користи у писмима и дописима
У меморандуму је наведена сврха саопштења у првој реченици, након чега следе информације у којима се укратко говори о томе ко, шта, где, зашто, када и како садржи садржај. Мало подршке или детаља налази се у белешци која често претходи састанку или даје кратку најаву. Ако компанија има детаљне или сложене вести које ће објавити, одржаће конференцију или ће пружити дужи извештај. Примаоци белешке могу контактирати пошиљаоца белешке или надзорника ако им требају додатне информације.
Писмо почиње разлогом писања, а затим се обраћа разлогу. Писмо обично пружа више детаља, подршку и оправдање од дописа, јер писац писма често мора да изврши продају или одговори на питање.
Затварање белешке или писма
Белешка не резимира и не сажима садржај, често се завршава позивом на акцију, попут захтева од читаоца да датум свог предстојећег састанка стави у свој календар или да спроведе радњу препоручену у белешци. Писмо се често завршава закључком, захваљује се, тражи од читаоца да контактира писца и укључује име и наслов пошиљаоца. Многа писма садрже П.С., или постсцрипт, који помаже да се једна чињеница или податак истакну.
