Поштивање правилног бонтона за пословни састанак успоставља поштовање међу учесницима састанка, помаже састанку да започне и заврши на време и негује атмосферу сарадње. Недостатак етикете и лоше планирање два су главна разлога због којих многи пословни састанци пропадају. Научите етикете пословних састанака како бисте осигурали ефикасност пословних састанака.
1. Дођите раније (без изговора)
Дођите на место пословног састанка најмање 15 минута раније. Ово показује поштовање и омогућава вам да нађете место и поставите се пре почетка састанка.
2. Пратите Агенду
Председавајући састанка треба да дистрибуира дневни ред састанка сваком учеснику најмање недељу дана унапред. Учесници треба да позову председавајућег како би изразили било какву забринутост око дневног реда најмање 48 сати пре састанка. Председавајући и дотични учесник ће тада имати времена да утврде да ли треба извршити промене. На дневном реду такође треба да буду наведена времена почетка и завршетка састанка.
3. Будите темељито припремљени
Свака учесница треба да дође на састанак са свим материјалима и подацима који ће јој бити потребни и разумевањем теме састанка. Целокупна сврха састанка је расправа о дотичној теми. Трошили сте свачије време ако нисте спремни да дате свој допринос.
4. Правите редовне паузе
Састанци би требали имати паузу свака два сата како би се осигурало да учесници остану фокусирани. Тежите паузама око 20 минута, а оброцима око 30 минута.
5. Придржавајте се правила облачења
Председавајући треба да наведе какву одећу је потребно за састанак, било пословну или службену, а учесници би требало да се придржавају тог правила. Репрезентативни списак одеће био би од помоћи јер учесници могу имати различите погледе на то шта је пословно и пословно формално. На пример, када наводите састанак као службени посао, можете навести да су довољни кошуља на копчање и каки панталоне.
6. Говорите редом
Организујте састанак тако што ћете говорити само када имате реч. Постављајте питања током одређеног периода питања и подигните руку како би председавајући препознао реч. Не прекидајте некога док говори или поставља питање.
7. Слушај, стварно слушај
Можда ћете открити да на многа питања која имате у вези са неком темом одговара садржај састанка. Пажљиво слушајте састанак и правите белешке. Активно слушање је с поштовањем и даје вам солидну основу за формулисање вашег одговора.
8. Будите мирни
Избегавајте нервозне навике попут тапкања оловке по столу, испуштања звука устима, шушкања папира или тапкања ногу по поду. Ово одвлачи пажњу других учесника и чини да изгледате забринуто, чак и ако нисте.
9. Будите љубазни са телефоном
Искључите мобилни телефон пре почетка састанка. Ако очекујете хитан позив, подесите телефон да вибрира и извините се са састанка ако позив стигне. Ако преносници нису одобрени за састанак, искључите свој и спустите екран тако да не ометате нечије поглед.
10. Не доводите госте
Не доводите ненајављене госте на састанак. Ако имате некога кога бисте желели да поведете на састанак, контактирајте председавајућег за дозволу да доведете свог госта. Ако дозвола није дата, немојте га доводити.
