Графикони помажу људима да визуализују информације. Дијаграм тока готовине појашњава шта ваша компанија ради са својим новцем на начин који можда неће бити очигледан када погледате страницу са прорачунским табелама пуну бројева. Ово разумевање вам може помоћи да доносите боље информисане стратешке одлуке, као и да поједноставите своје унутрашње пословање.
1
Дизајнирајте груби нацрт графикона пре него што направите верзију великог обима. Узмите лист папира и на врху нацртајте оквир за сваки облик прихода који ваша компанија остварује. Уобичајени извори прихода укључују продају потрошачима и плаћања од клијената. Остали извори могу да укључују владине пореске кредите, накнаде за лизинг, накнаде за лиценцирање, продају имовине и капитал. Какви год да су ваши облици прихода, будите апсолутно сигурни да ништа не превидите. Темељито прегледајте финансијску евиденцију компаније.
2
На средини странице нацртајте оквире за сваки сегмент компаније који има овлашћења за трошење. У већим предузећима они се састоје од одељења или одељења, којима обично руководи потпредседник који мора одобрити трошкове. У мањим предузећима свако „одељење“ може се састојати од само једне особе - на пример, особе која купује канцеларијски материјал, особе која припрема ваше финансије и особе која управља вашим објектима и канцеларијама. Ако немате других запослених, али носите различите „шешире“ када трошите новац компаније - као што су шешир секретара и шешир управника објеката - онда нацртајте кутије за сваки шешир. Кључна ствар је идентификација свих различитих начина на које је ваше предузеће структурирано да троши новац. Опет, уверите се да ништа не превидите.
3
Испод сваке кутије са овлашћењима за трошење нацртајте мање оквире који идентификују одређене области расхода. На пример, испод оквира за управљање објектима наведите засебне оквире за комуналне услуге, поправке и одржавање терена. Поред сваког поља наведите износ потрошен у најновијем обрачунском периоду. Саберите их све и упишите укупан износ поред поља са овлашћењима за потрошњу. Још једном проверите тачност свих података и не превидите ни један трошак. Уверите се да сваки пени негде стане. Овде је кључно видети како ваша компанија троши новац и колико троши.
4
Повежите сваки оквир прихода на врху странице са било којим оквиром органа који троши свој буџет из тог извора прихода. За ово ћете можда желети да користите маркере различитих боја како бисте избегли збуњујући неред у линијама. Ако ваша компанија прво прикупи сав приход на општи рачун, а затим буџетом прорачуна сву потрошњу са тог рачуна, онда можете прескочити овај корак. Једноставно нацртајте један оквир између оквира за приходе и оквира за потрошњу и означите га као свој општи буџет. У пракси, међутим, одређени облици прихода често иду директно на одређене трошкове.
5
Прегледајте графикон, проверите да ли има грешака и размислите о томе како можете побољшати визуелни дизајн да бисте истакли информације на страници. Затим нацртајте много већу коначну верзију графикона, користећи маркере на великом папиру погодном за презентацију на састанцима или за монтирање на зид. Користите кутије различитог облика за сваку врсту кутија да бисте даље разликовали информације.
