Једноставност употребе е-поште главна је снага размене информација и политичка слабост: Можемо кликнути на „Одговори свима“ једнако лако као и „Одговори“ и откуцати оно што желимо, без чаробне виле е-поште која би питала да ли заиста желимо да је пошаљемо она звекна порука о последњем саопштењу генералног директора целој компанији. Заправо, дугме Одговори свима може бити толико моћно да има своја посебна правила за његову сигурну употребу.
Репли Алл Вс Репли
Ако неко пошаље е-пошту више особа, имате две могућности за одговор. Кликом на „Одговори“ ваша порука се шаље пошиљаоцу е-поште, док се кликом на „Одговори свима“ ваша порука шаље свима који су добили оригинал. Људи са Универзитета Пурдуе препоручују да увек означите поље То у одговору на е-пошту пре него што кликнете на сенд.
Схватите то као собу за ћаскање или састанак. Сви који су добили е-пошту сада седе у истој соби. Ако нешто шапнете оригиналном пошиљаоцу, то је Одговор. Ако устанете и најавите нешто целој соби, то је Одговор свима. Као што Роберт Гримард, Ентерприсе Е-маил администратор за државу Маине каже, „Користите Репли Алл с опрезом“.
Реците нешто корисно или не реците ништа
Сасвим је у реду одговорити свима кад сте способни да дате коначан одговор на питање које ће користити свима на листи прималаца. На пример, неко је свима послао е-маил са питањем да ли неко има одређену врсту кертриџа са тонером, добра идеја је да употребите Репли Алл да бисте рекли: „Да, имам га. Ово спречава све остале да копају по ормару за снабдевање.
Међутим, нема користи од одговора групи једноставно говорећи: „Не, извини“. Замислите на тренутак да ли су то урадили сви са листе е-поште. Нико не треба на десетине мејлова који немају ништа корисно за рећи. Ако немате нешто корисно да допринесете, избегавајте да одговарате на целу листу прималаца.
Погледајте Примаоце
Увек погледајте листу прималаца како бисте били сигурни да ће одговор добити само особе које треба копирати у поруку. Добра је пракса користити Репли Алл и уклонити непотребне примаоце када требате одговорити на подскуп оригиналних прималаца. Посебно је разборито исећи више руководиоце, јер је већа вероватноћа да ће их преоптеретити е-поштом. Такође бисте требали изузети листе за дистрибуцију које садрже велики број људи којима није потребан ваш одговор.
Одговор са личним коментаром
Иако слање политички набијених порука или шарених шала путем е-поште ни у ком случају није мудра идеја, слање путем одговора Све може бити потез који штети каријери. Неки људи морају да одзраче након што добију разочаравајуће вести, и то је разумљиво; међутим, одзрачивање свих у компанији може оштетити вашу репутацију или га чак подврћи корективним радњама.
Одговорите све ланце уплинеа
Неки људи имају навику да копирају директног надзорника у рутинске поруке. То би могло довести до срамоте када користите Одговори свима за критику рада или захтева ажурирање статуса. Генерално, копирање или слепо копирање надгледника особе требало би да буде последња шанса да се привуче пажња особе - а не подразумевана пракса.
Предузетници или власници малих предузећа често нису забринути због великог броја прималаца у ситуацији Одговори свима; међутим, када је на слање поште укључено више клијената, било би добро ставити их на листу слепих копија у оригиналној поруци како би се смањио ризик од кршења споразума о неоткривању или забрани конкуренције. Слање поруке већем броју људи у више компанија омогућава им да међусобно користе Одговори свима, што може потенцијално створити проблеме оригиналном пошиљаоцу.
