Поступци за контролу докумената осигуравају да запослени у операцијама компаније користе права документа за обављање свог посла. Поступци су кључна компонента процеса осигурања квалитета. Они прате припрему и руковање документима како би били сигурни да запослени одговорни за документацију замењују застареле документе најновијим верзијама. Такве процедуре укључују евиденцију запослених који су креирали, променили и одобрили документе како би компанија могла да утврди како да избегне грешке и побољша квалитет својих производа и услуга.
Стварање
Поступци контроле докумената прецизирају ко је одговоран за креирање одређених докумената и како их зачетник документа мора идентификовати. Поред давања имена документу у прописаном формату, одговорни запослени мора да потпише документ како би се идентификовао као зачетник. Потписивањем документа указује се да запослени посао сматра завршеним и мора да наведе датум који показује када је посао завршио.
Преглед
Принципи осигурања квалитета захтевају да компаније прегледају тачност многих својих докумената, посебно техничких цртежа и спецификација. Поступци контроле докумената детаљно описују који документи морају да се прегледају, ко и како се бележи такав преглед. Поступак ревизије обично одређује које квалификације мора имати рецензент и како рецензент спроводи све промене потребне у документу. У њему се детаљно описује како бележити промене и где рецензент мора да се потпише како би назначио да је завршио успешну рецензију.
Ревизија
Осим промена извршених током прегледа, потребне промене у документацији често су резултат промена на пројектима или операцијама. Поступци контроле докумената одређују ко покреће ревизије и ко их спроводи. Када се ревизија доврши, ревидирани документ добија ознаку која омогућава запосленима да га идентификују као најновију ревизију одређеног датума. Стари документ добија ознаку застарелу и ознаку да више није актуелан.
Замена
Кључни део поступака контроле докумената детаљно описује како компанија осигурава да најновије верзије докумената замењују застареле верзије на локацијама на којима се ти документи користе. Поступци прецизирају ко је одговоран за обнављање документације, често иницијатор ревизија. С друге стране, процедуре упућују кориснике документације на идентификацију застарелог материјала и како да провере најновије ревизије.
Спољни документи
Предузећа често морају да користе документацију која долази изван компаније. Такви документи не следе интерне процедуре када први пут стигну. Поступци контроле докумената прецизирају ко је одговоран за интеграцију таквих докумената у систем компаније. Они детаљно описују начин идентификовања спољних докумената, да ли је преглед потребан и како наставити са ревизијама ако је потребно. Једном интегрисани, одговорни запослени осигуравају да су релевантни спољни документи доступни тамо где је то потребно.
