Квалитетна комуникација је чин ефикасног преношења и примања порука од и од других, према МиндТоолс. Комуникација у послу је посебно важна јер су у питању новац, клијенти и добробит компаније. Сваком предузећу су потребне успостављене комуникационе линије и процеси, тако да запослени и руководиоци ефикасно преносе поруке правим људима. Без тога, канцеларије могу постати неорганизоване, хаотичне и стресне. Постоји неколико линија комуникације за промоцију отворености ка канцеларији.
Линија моћи
Сваки запослени треба да зна с ким да разговара, било у вези са пословним питањем или на неки други начин. Успоставите линију комуникацијске моћи тако да нико не остане нечувен на радном месту.
Изразите све забринутости контактној тачки, осим ако имате озбиљних проблема са нечим што ваш контакт ради - у том случају идете директно следећој особи горе.
Ако сте контакт особа са запосленим, уверите се да запослени знају да неће све што вам кажу доћи до руководилаца, али би могло. Ово ће подстаћи људе да размисле пре него што изразе како би могли да комуницирају на поштован и ЦЕО-пријатељски начин.
Ако сте контакт особа или надређени, обавестите подређене пре него што неку од њихових недоумица пренесете на свог надређеног. Углавном из поштовања, ово ће ваш однос са запосленима одржати здравим и комуникативним.
Држите политику отворених врата. Уверите се да они који вам одговоре знају да вам се могу обратити са забринутошћу путем е-поште, телефона или посете канцеларији уз одговарајуће обавештење.
Линија технологије
Технологија је примарно средство комуникације у послу, тако да се неколико ствари мора размотрити и увежбати пре него што се важне поруке пренесу путем телефона или е-поште.
Пре него што позовете контакт особу, забележите белешке како бисте имали кохерентан план за преношење поруке. Белешке треба да садрже поздрав, сврху, објашњење и позив на акцију. Добро организован телефонски позив захтеваће резултате и стећи поштовање од ваше тачке контакта. Говорите јасно и самопоуздано.
Писање е-поште за постављање питања или преношење поруке може бити ефикасна линија комуникације ако се правилно уради. Пословни имејл треба да буде језгровит, срдачан у тону и довољно дугачак да ефикасно пренесе поенту. У првој реченици наведите сврху е-поште, а затим помоћу тела одговорите на било која питања или даље објасните уводну реч. Порука би се требала затворити кратким резимеом, одјављивањем и вашим именом.
Лична комуникација
Лична комуникација укључује вербалну и невербалну комуникацију, а обоје је неопходно за комуникацију на радном месту и заједнички рад у говору и слушању. Вербално без невербалног је као да имате оловку и немате папир. Било на пословном састанку, случајној интеракцији или презентацији, постоји неколико вербалних и невербалних техника које ће у великој мери побољшати канцеларијску комуникацију.
Током разговора говорите и користите самопоуздан, јасан тон. Не користите пунила попут „ум“ и „ух“. Питајте пуно питања. Ако започнете разговор, тачно знате шта ћете рећи, а затим дајте другој особи прилику да говори док пажљиво слушате.
Приступите логично, а не страсно. Користите неутралне речи које и даље преносе вашу поруку. Људи ће вероватно схватити пословног човека са високим руководством озбиљније од страственог, ирационалног пословног човека. Будите јасни, али тактични.
Слушајте визуелно. Ваша невербална комуникација говори једнако као и ваша вербална. Док неко говори, устаните усправно, климните главом у знак разумевања и насмејте се или задржите срдачан поглед на лицу.
