Иако неки људи верују да су „фактура“ и „изјава“ заменљиве, они се углавном разликују у значењу и сврси. Сврха фактуре је створити обавезу плаћања средстава за производе или услуге купљене од стране купца, док је презентација изјаве давање резимеа - дизајнираног да разјасни и истакне шта купац дугује.
Фактура
Рачун је једноставно рачун. Његова функција је да од купца издејствује плаћање и неизбрисиво евидентира трансакцију у књигама компаније. У њему су наведени детаљи трансакције, трошкови по јединици и укупни трошкови и порез (ако их има) који се дугују компанији. На рачуну су такође наведени услови плаћања - када новац треба да купац плати предузећу.
Изјава
Изјава је приказ укупног износа који купац дугује у датом тренутку. То је снимак свих рачуна које одређени купац доспева на датум извода. Обично укључује информације о претходном доспелом стању купца, најновијим рачунима и износима плаћеним током последњег обрачунског периода. Такође може укључивати „старење“ - временско трајање неплаћања сваке фактуре.
Рачуноводствени ефекат
Рачун ствара тренутни утицај на књиге предузећа која врши обрачун присиљавањем предузећа да препозна и евидентира промену у финансијској активности. Припрема извештаја, међутим, углавном нема рачуноводствени ефекат на пословање. То је информативно.
Акција против подсетника
Рачун присиљава на акцију, док се изјава обично користи као подсетник. Изјаве су посебно важне када се купцу одобре услови кредитирања за куповину. У многим случајевима изјаве служе као „позив на узбуну“ за купца, говорећи јој да дугује новац и тачно колико му припада. Неке компаније укључују карактеристике рачуна у извод, као што су компаније са кредитним картицама. У овом случају нећете добити засебну фактуру, али знате да новац дугујете примањем изјаве.
