Појавом дигиталне комуникације пословна преписка се драматично променила. Колико год брзо и једноставно било послати е-пошту, професионални пословни лидери знају да стандарди и даље постоје приликом писања и адресирања писма више прималаца. Разумејте правила без обзира пишете ли е-пошту или стандардно писмо да бисте добили најбоље одговоре за читаоце.
Врсте преписке
Чини се да постоји све више начина за слање пословне комуникације у модерној ери. Брзе белешке се често шаљу путем приватних услуга и услуга размене тренутних порука, па чак и путем размене текстуалних порука. Међутим, ако шаљете званичну преписку у име свог предузећа, писмо или е-пошта су најпрофесионалнија опција. Сва преписка је део званичне пословне евиденције, што значи да пазите на тон и садржај када шаљете било шта написано. То постаје писани запис и потенцијално правно обавезујући.
Многи људи ће и даље аутоматски користити формалније поздраве у стандардним писмима где неформално добију преписку путем е-поште. Зависно од тога колико добро познајете забаве, изговарање „Здраво“ или „Хеј“ може бити превише необавезно. Увек обратите пажњу на то ко је публика и побрините се да јој се обратите на одговарајући начин.
Адреса е-поште адресирана на више прималаца
Е-пошта више опрашта према формалним захтевима. Имате оквире за адресу који укључују главне примаоце, копију у карбону (ЦЦ) и копију у облику слепе копије (БЦЦ). Унесите адресу е-поште за сваког примаоца у одговарајуће поље. Главни примаоци су људи који треба да добију писмо и одговоре на њега. Ако копију шаљете и менаџеру или другој страни наведеној у писму, они је писмо добијају у информативне сврхе и треба да се налазе у ЦЦ пољу.
БЦЦ оквир је за примаоце којима не треба да дају имена, па су сви слепи за свој рачун или за групу која је толико велика да не желите да сви одговарају целој групи. Служи као контрола приватности за велике групне е-адресе.
У телу е-поште наведите имена два или три примаоца након поздрава. На пример, „Драги Јое, Јане и Тим“ или „Драги господине Јохнсон, госпођо Холлис и господин Бактер“. За опсежне листе наведите име, компанију и наслов редом пре поздрава. На пример:
- Јохн Тиллис, председник, АЦМЕ Инц
- Јане Јонес, извршна директорка, компанија са најбољом продајом
- Билли Аллен, потпредседник, Аллов Метал Инц.
- Неил Бенсон, потпредседник компаније Петер Пипер Пепперс
Наставили бисте ову листу да би група видела ко је у преписци, чак и ако су адресе у БЦЦ. Поздрав би тада био нешто за групу, на пример, „Драги тим“ или „Поштовани“. Иако је реч о е-пошти, покушајте да се обратите више људи е-поштом што је професионалније могуће.
Упућивање писма двоје људи
Пословна писма која пролазе кроз стандардне поштанске канале немају прикладне оквире за адресе е-поште. Пре поздрава створићете блок за сваког предвиђеног примаоца. Блок разбија име, наслов и податке о компанији на велике делове као што би се могло видети на коверти. Блок сваког примаоца одвојен је линијом.
Пример блока примаоца је:
- Роналд Јонес, оперативни директор
- Оператионал Ресоурце Солутионс, Инц
- 10101 Маин Стреет, Суите 200
- Најбољи град, МА 00111
Блок може садржати телефон или факс, а можда и не. Када је реч о стварном поздраву, након што набројите све примаоце, користите групни поздрав, као што су „Драги присутни“ или „Поштоване колеге из пројекта“.
Карбонске копије и слепе копије
За стандардна писма, они који информације добијају као ЦЦ или БЦЦ, бележе се након што на крају писма одредите свој знак. Испод поздравног знака наведите имена прималаца карбонских копија, ако их има. Ако постоји слепа карбонска копија, само треба да приметите да неко неименовани добија копију. То се ради након вашег одјављивања и након ЦЦ-а, бележењем БЦЦ.
